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AI 사용 해지·반납 신청서 양식 무료 다운로드｜생성형 AI 계정 해지 작성방법

마지막 수정 2026-07-07

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기업에서 ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot 등 생성형 AI 서비스를 운영하다 보면 퇴직이나 부서 이동, 직무 변경 등의 이유로 AI 계정 해지 및 반납이 필요한 경우가 발생합니다.

이때 사용하는 문서가 AI 사용 해지·반납 신청서입니다.

AI 사용 해지·반납 신청서는 사용 중인 AI 서비스의 계정 삭제, 구독 해지, 데이터 처리 및 업무 인수인계를 체계적으로 관리하기 위해 활용되는 문서입니다.

이번에 제공하는 문서는 AI 사용 해지·반납 신청서 양식으로, 기업의 AI 계정 관리와 정보보안 절차에 활용할 수 있는 실무형 서식입니다.

Table of Contents

AI 사용 해지·반납 신청서란?

AI 사용 해지·반납 신청서는 사용 중인 AI 서비스의 이용을 종료하거나 계정을 반납하기 위해 작성하는 문서입니다.

주로 다음과 같은 경우 활용됩니다.

ChatGPT 계정 해지
Microsoft Copilot 사용 종료
Claude 계정 삭제
Gemini 사용 종료
직원 퇴직
부서 이동 및 직무 변경

기업의 AI 계정과 데이터를 안전하게 관리하기 위한 내부 절차로 활용됩니다.

언제 사용하나요?

다음과 같은 상황에서 많이 활용됩니다.

직원이 퇴직하는 경우
부서 이동으로 AI 사용 권한이 변경되는 경우
직무 변경으로 AI 사용이 불필요한 경우
AI 구독 서비스를 해지하는 경우
회사 계정을 삭제하거나 회수하는 경우

양식 구성

제공하는 양식에는 다음과 같은 항목이 포함되어 있습니다.

신청자 정보
소속 부서
직급
신청일
해지·반납 사유
대상 AI 도구
계정(이메일)
처리 방법
저장 데이터 처리 여부
프롬프트 자산 인계
업무 인수인계 확인
IT보안팀 처리 결과
결재란

특히 계정 삭제, 구독 해지, 저장 데이터 처리, 프롬프트 자산 이관 및 IT보안팀 확인 절차까지 포함되어 있어 AI 계정 종료 업무를 체계적으로 관리할 수 있도록 구성되어 있습니다.

AI 사용 해지·반납 신청서 작성방법

1. 신청자 정보 작성

먼저 신청자의 정보를 입력합니다.

신청자명
소속 부서
직급
신청일자

결재 절차를 위해 정확하게 작성합니다.

2. 해지·반납 사유 작성

AI 사용을 종료하는 이유를 작성합니다.

예를 들어

퇴직
부서 이동
직무 변경
미사용
기타 사유

상세 사유도 함께 기재하면 관리에 도움이 됩니다.

3. 해지 대상 AI 서비스 작성

사용 종료 대상 AI 서비스를 입력합니다.

예를 들어

ChatGPT
Microsoft Copilot
Claude
Gemini
Notion AI
Perplexity

계정 이메일과 함께 처리 방법도 선택합니다.

계정 삭제
구독 해지

4. 업무 인수인계 확인

AI 서비스 종료 전에 관련 자료를 정리합니다.

대표적으로

저장 데이터 삭제
저장 데이터 인수인계
프롬프트 자산 이관
관리대장 이전

등을 확인합니다.

마지막으로 인수인계 담당자와 IT보안팀의 확인을 받으면 됩니다.

작성 시 주의사항

AI 사용 해지·반납 신청서는 계정 삭제뿐 아니라 회사의 데이터 보호와 정보자산 관리까지 함께 고려해야 하는 문서입니다.

특히 생성형 AI에 저장된 대화 내용이나 프롬프트, 업무 자료가 남아 있는 경우에는 삭제 여부 또는 인수인계 여부를 반드시 확인해야 합니다.

또한 개인 계정과 회사 계정을 구분하여 관리하고, 구독 서비스가 자동 결제되는 경우에는 계정 삭제와 함께 구독 해지 여부도 함께 확인하는 것이 좋습니다.

AI 사용 해지·반납 신청서와 AI 사용 신청서의 차이

AI 사용 신청서

신규 AI 사용 승인
사용 목적 등록
보안 서약 확인
AI 서비스 도입 신청