출장비 정산서 양식 무료 다운로드｜출장비용 정산 신청 작성방법
마지막 수정 2026-07-11
출장을 마친 뒤 사용한 교통비와 식비 등을 회사에 정산받으려면 출장비 정산서를 작성하는 것이 좋습니다.
이번에 제공하는 양식은 출장 목적, 출장 기간, 사용 내역, 비용, 사용 사유까지 한 번에 작성할 수 있는 실무형 서식입니다. 다운로드하기 전에 언제 사용하는 문서인지, 어떻게 작성하면 되는지 먼저 확인해 보세요.
📌 이런 경우라면 이 양식이 필요합니다.
다음과 같은 경우 가장 많이 사용하는 문서입니다.
- 출장 후 사용한 비용을 정산해야 하는 경우
- 식비와 교통비를 회사에 청구해야 하는 경우
- 출장 경비 사용 내역을 기록으로 남겨야 하는 경우
- 출장비 지급 승인을 받아야 하는 경우
- 회사에서 사용할 출장비 정산서 양식이 필요한 경우
출장비 정산서란?
출장비 정산서는 출장 중 사용한 비용을 회사에 보고하고 지급받기 위해 작성하는 문서입니다.
출장 목적과 기간을 작성한 뒤 식비, 교통비, 숙박비 등 사용한 비용과 사용 사유를 함께 작성하면 담당 부서에서 내용을 확인한 뒤 출장비를 정산합니다.
이번 양식은 출장 정보와 비용 내역을 함께 관리할 수 있어 출장비 지급과 회계 처리에 활용하기 좋습니다.
📄 양식 미리보기
이번에 제공하는 양식에는 출장비 정산에 필요한 주요 항목이 포함되어 있습니다.
- ✔ 작성자 정보 작성
- ✔ 출장 목적 작성
- ✔ 출장 장소 작성
- ✔ 출장 기간 작성
- ✔ 항목별 비용 작성
- ✔ 사용 사유 작성
- ✔ 사용일 작성
- ✔ 총 합계 작성
- ✔ 특이사항 작성
출장 경비를 항목별로 한 장의 문서에서 관리할 수 있습니다.
출장비 정산서 작성방법
1. 작성자 정보를 작성합니다.
성명, 부서, 직급, 작성일을 작성합니다.
회사 인사정보와 동일하게 작성하면 담당자가 확인하기 쉽습니다.
2. 출장 정보를 작성합니다.
출장 목적과 장소, 출장 기간을 작성합니다.
이번 예시 양식은 거래처와 수량 협의를 위한 출장을 기준으로 작성되어 있습니다.
3. 비용 사용 내역을 작성합니다.
출장 중 사용한 비용을 항목별로 작성합니다.
이번 양식은 점심값, 저녁값, 교통비를 각각 구분해 작성하도록 구성되어 있습니다.
4. 사용 사유를 작성합니다.
각 비용이 발생한 이유를 작성합니다.
예를 들어 거래처 미팅 식사, 버스·지하철 이동, 업무 관련 식사처럼 실제 사용 목적을 작성하면 됩니다.
5. 총 금액을 확인합니다.
항목별 비용을 모두 합산해 총 정산 금액을 작성합니다.
제출 전에 계산이 맞는지 다시 확인하는 것이 좋습니다.
6. 특이사항을 작성한 뒤 제출합니다.
추가로 전달할 내용이 있다면 특이사항에 작성합니다.
이번 예시 양식은 추후 추가 출장 가능이라는 내용을 기록하고 있습니다.
📌 작성 전에 이것만 확인하세요.
정산서를 제출하기 전에 아래 내용을 확인해 보세요.
- 출장 목적을 정확하게 작성했는지
- 출장 기간을 확인했는지
- 비용 항목을 빠짐없이 작성했는지
- 총 금액을 다시 계산했는지
- 영수증 등 증빙자료를 함께 준비했는지
제출 전에 한 번 더 확인하면 정산이 지연되거나 수정 요청을 받는 일을 줄일 수 있습니다.
💡 실무 TIP
출장비를 정산할 때는 얼마를 사용했는지보다 왜 사용했는지를 명확하게 작성하는 것이 중요합니다.
예를 들어 식비는 ‘점심값’이라고만 적기보다 ‘거래처 미팅 식사’, 교통비는 ‘버스·지하철 이동’처럼 사용 목적을 함께 적으면 정산 과정이 훨씬 수월합니다.
또한 이번 양식처럼 사용일과 비용을 함께 기록하면 영수증과 대조하기 쉽고, 회계 처리도 편리합니다.
출장이 끝난 뒤에는 가능한 한 영수증을 모아 바로 정산서를 작성하는 습관을 들이면 누락되는 비용을 줄일 수 있습니다.
자주 묻는 질문
식비와 교통비를 함께 정산할 수 있나요?
네.
이번 양식은 식비와 교통비 등 여러 비용을 항목별로 작성할 수 있도록 구성되어 있습니다.
사용 사유도 함께 작성해야 하나요?
네.
양식에는 각 비용의 사용 사유를 함께 작성하는 항목이 포함되어 있습니다.
영수증도 함께 제출해야 하나요?
양식에는 포함되어 있지 않지만, 회사 규정에 따라 영수증 등 증빙자료를 함께 제출해야 하는 경우가 많습니다.
어떤 회사에서 많이 사용하나요?
출장이 많은 일반 기업은 물론 제조업, 건설업, 공공기관, 영업 조직 등 출장비를 정산하는 다양한 사업장에서 사용할 수 있습니다.
출장비 정산서 양식 무료 다운로드
아래에서 출장비 정산서 양식을 무료로 다운로드할 수 있습니다.
회사 규정에 맞게 필요한 내용을 작성해서 사용해 보세요.